Rimborso chilometrico dipendenti: come calcolarlo e dedurlo correttamente in azienda

Quando un dipendente o un amministratore utilizza il proprio veicolo personale per compiere una trasferta fuori dal comune luogo di lavoro, l'azienda è tenuta a riconoscergli un rimborso chilometrico. Si tratta di una delle voci più comuni nella gestione amministrativa aziendale, ma anche una delle più soggette a verifiche fiscali se non impostata correttamente.

1. Cos'è e a chi spetta il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico spetta ai lavoratori dipendenti, ai collaboratori e agli amministratori che si spostano fuori dalla sede di lavoro abituale su autorizzazione del datore di lavoro, impiegando un'auto di loro proprietà o comunque non aziendale.

Questo rimborso serve a coprire i costi effettivi di utilizzo del mezzo legati alla missione (consumo di carburante, usura, manutenzione e deprezzamento).

2. Come si calcola il rimborso: l'importanza delle tabelle ACI

Per determinare l'importo esatto da corrispondere senza incorrere in tassazioni anomale, in Italia si fa riferimento alle tabelle nazionali dell'ACI (Automobile Club d'Italia), elaborate annualmente e pubblicate in base ai costi effettivi di esercizio dei veicoli.

Puoi effettuare una stima immediata dei costi utilizzando il nostro Calcolatore di Rimborso Chilometrico ACI online.

3. Riferimenti normativi e regime fiscale

Il quadro normativo italiano regola con precisione la materia per garantire la trasparenza fiscale tra azienda e lavoratore:

• Art. 51, comma 5 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi): Stabilisce che le somme rimborsate al dipendente per trasferte fuori dal territorio comunale non concorrono a formare il reddito imponibile (quindi esenti da Irpef e contributi) se calcolate in base alle tabelle ACI, entro il limite delle autovetture di media cilindrata.
• Legge n. 448/1998 (Art. 3): È il riferimento normativo che disciplina l'approvazione e la pubblicazione ufficiale annuale delle tariffe chilometriche da parte dell'ACI.
• D.Lgs. n. 314/1997: Ha armonizzato i regimi fiscali dei redditi di lavoro dipendente, definendo chiaramente gli obblighi di tracciabilità e documentazione necessari affinché l'azienda possa dedurre interamente i costi dal reddito d'impresa.

4. Elementi obbligatori nella nota spese

Per blindare la contabilità aziendale in caso di controlli, ogni richiesta di rimborso chilometrico deve indicare chiaramente:

1. La data e la motivazione aziendale della trasferta.
2. L'itinerario (luogo di partenza e di arrivo).
3. Il totale dei chilometri percorsi.
4. Modello e targa del veicolo utilizzato.